Gestionale e contabilità.

Te ne accorgi perché scrivi tutto due volte

Nessuno chiama questo problema «mancanza di integrazione». Lo si vive così.

L'ordine lo inserisci nel gestionale. La fattura la ribatte l'amministrazione nel suo programma. Stesso cliente, stesso importo, stessa data, digitati due volte da due persone diverse. Poi c'è il file Excel in mezzo, quello che qualcuno esporta il venerdì, sistema a mano e reimporta il lunedì. Funziona finché quella persona c'è. Quando va in ferie, il passaggio si ferma o lo fa male qualcun altro.

Le anagrafiche sono l'altro segnale. Lo stesso cliente esiste in due archivi con due nomi leggermente diversi, e a fine anno qualcuno passa una mattina a capire quale delle due versioni è quella vera.

Poi ci sono gli errori di trascrizione. Una cifra battuta male non si vede subito: si vede due mesi dopo, quando il conto non torna, e a quel punto trovare dove è nata costa più della riscrittura stessa.

Il terzo segnale è la chiusura mensile. Se ogni mese c'è una serata in cui si resta in ufficio a far quadrare le cose, quella serata non è una fatalità del mestiere. È il costo del fatto che i due software non si parlano.

Quanto ti costa tenertelo com'è

Non serve un calcolo complicato, servono due numeri che puoi misurare tu in una settimana.

Il primo sono le ore. Chiedi a chi tocca quel passaggio di segnare, per cinque giorni, quanto tempo passa a ricopiare, controllare e correggere. Non fidarti della stima a memoria: è sempre più bassa del vero, perché il lavoro ripetitivo non si ricorda. Poi moltiplica per le settimane dell'anno.

Il secondo sono gli errori. Non tanto quanti sono, ma quanto costa ciascuno: la nota di credito da rifare, la telefonata al cliente, il pagamento partito sbagliato, l'ora del commercialista spesa a riconciliare. Un dato sbagliato costa molte volte il tempo che è servito a scriverlo.

Ci sono altre due voci che non finiscono in nessun preventivo ma pesano. Una è il ritardo: se i numeri arrivano completi solo a fine mese, le decisioni le prendi sempre guardando indietro. L'altra è la dipendenza da una persona sola, quella che «sa come si fa». Finché c'è va tutto bene. Il problema è il giorno in cui non c'è.

Non devi buttare via i software che hai

È la paura che blocca tutti, e va tolta di mezzo subito: collegare due programmi non vuol dire cambiarli.

Il tuo gestionale, con tutti i suoi difetti, contiene anni di storia e le persone lo sanno usare. Il commercialista lavora sul suo software e non lo cambierà per te. Sostituire uno dei due è un progetto lungo e rischioso, e quasi mai è quello che serve. Serve il pezzo che manca in mezzo.

Le strade sono queste, in ordine di preferenza. Se i due programmi hanno delle API, cioè una porta ufficiale per scambiarsi dati, si passa da lì ed è la via più pulita. Se non ce l'hanno, quasi tutti sanno almeno esportare e importare file: quell'esportazione che oggi fa una persona a mano può girare da sola, con la trasformazione dei dati nel formato giusto in mezzo. Nei casi più chiusi si legge il database direttamente, oppure si costruisce un passaggio che fa esattamente ciò che farebbe la persona, ma senza sbagliare e senza dimenticarsene.

La regola pratica: se un software sa produrre un file, quel dato si può muovere. Anche i gestionali vecchi, di solito, una porta ce l'hanno.

Quanto costa collegare due programmi

Si vende un flusso alla volta, non «il processo». Un flusso è una direzione sola e un tipo di documento solo: se i dati devono anche tornare indietro, sono due flussi; se i documenti sono di due tipi diversi, sono due flussi. È una distinzione noiosa che serve a te quanto a noi, perché è l'unico modo di sapere prima cosa è compreso.

Il prezzo dipende quasi solo da una cosa: in che stato arrivano i dati.

Prezzi indicativi, IVA esclusa. Servono a farti capire se siamo nel tuo ordine di grandezza prima di scriverci. Il numero vero, insieme ai tempi, esce alla fine della mezza giornata di analisi ed è fisso: non ti facciamo firmare una forbice.

Come si fa, in pratica

Prima si guarda, poi si collega. In quest'ordine, sempre.

01 Scoperta. Mezza giornata con chi quel lavoro lo fa davvero, non solo con chi lo racconta. Serve a vedere i passaggi veri: dove si esporta, dove si incolla, dove si corregge a mano, cosa succede quando qualcosa non torna.

02 Mappatura. Si mette per iscritto quali dati devono passare, in che direzione, con quale frequenza e con quali regole. Qui saltano fuori le decisioni che nessuno aveva mai preso: quale dei due archivi comanda sull'anagrafica, cosa si fa quando un codice non esiste dall'altra parte, chi ha l'ultima parola quando i due numeri sono diversi. È la parte che tiene su il progetto, ed è quella che di solito si salta.

03 Costruzione. Si parte da un flusso solo, il più frequente e il meno rischioso, e lo si fa girare in parallelo al lavoro manuale per un periodo. Si confrontano i risultati. Solo quando coincidono si spegne il doppio inserimento.

04 Controllo. Un collegamento lasciato solo prima o poi si rompe, perché un fornitore aggiorna il suo software o cambia un formato. Per questo si mettono controlli e avvisi: se un dato non passa, qualcuno lo sa subito, non a fine mese. E si resta a seguirlo.

Quando non conviene farlo

Ci sono situazioni in cui la risposta onesta è di lasciare le cose come stanno.

Se i volumi sono bassi, il collegamento costa più di quello che fa risparmiare. Con una decina di documenti al mese riscriverli a mano è la soluzione più economica, e non c'è nessuna ragione tecnica per cambiarla.

Se il processo non ha regole stabili, prima va messo in ordine. Automatizzare un flusso confuso lo rende confuso e veloce, che è peggio: gli errori si moltiplicano alla velocità della macchina invece che a quella di una persona.

Se stai per cambiare gestionale davvero, aspetta. Costruire un ponte verso un software che stai per dismettere è denaro buttato, a meno che non serva a superare il periodo di transizione, e in quel caso lo si dice prima di partire.

Se il dato che vorresti spostare poi non lo guarda nessuno, il problema non è il collegamento. È che quel dato non serve.

Cosa cambia dopo

Il dato lo scrivi una volta sola, nel punto dove nasce, e da lì arriva dove deve arrivare. Le anagrafiche smettono di sdoppiarsi. La chiusura del mese diventa un controllo invece che una ricostruzione, e finisce a un'ora ragionevole.

Cambia anche il modo in cui scopri gli sbagli. Oggi un errore emerge quando i conti non tornano, cioè settimane dopo e lontano da dove è nato. Con un collegamento fatto bene, quello che non passa genera una segnalazione subito, e si sistema quando costa poco.

E il passaggio smette di dipendere da una persona sola. Chi lo faceva torna a occuparsi di lavoro che richiede testa, e se sta a casa un giorno l'azienda non si ferma. Niente magia: un collegamento va comunque controllato e ogni tanto aggiornato. Ma la differenza tra controllare un passaggio e rifarlo ogni volta a mano è tutta la giornata di qualcuno.

Se ti sei riconosciuto in una di queste situazioni, raccontacela: scrivici e guardiamo cosa si scambiano davvero i tuoi programmi, poi ti diciamo se conviene collegarli, anche quando la risposta è no. Siamo EON Works, agenzia digitale di Rapolano Terme: lavoriamo con le imprese di Siena, Arezzo e della Valdichiana, e da remoto in tutta Italia. Rispondiamo entro 24 ore.